Antes de qualquer visita, o corretor que pede a documentação logo no primeiro contato evita que a venda trave no fim, quando o comprador já assinou proposta. A lista abaixo separa o que pedir primeiro (dados pessoais e do imóvel), o que tirar em cartório e online (certidões), e o que a lei realmente exige na hora de lavrar a escritura — com a fonte de cada exigência.
Documento atrasado é o motivo mais comum de venda que "esfria" depois do sim. O proprietário raramente sabe o que precisa até alguém pedir — e é aí que entra o corretor: mandando a lista certa, na ordem certa, assim que fecha a captação.
Quais documentos pedir assim que o proprietário fecha com você?
Peça primeiro os documentos pessoais do proprietário (e do cônjuge, se casado) e a matrícula atualizada do imóvel — sem isso não dá nem para confirmar se quem está vendendo pode vender. O resto (certidões negativas, comprovantes de quitação) você pede em paralelo enquanto já divulga o imóvel.
RG, CPF, comprovante de estado civil (certidão de casamento ou nascimento atualizada) e comprovante de endereço são o mínimo para identificar as partes — é a própria praxe cartorial que exige essa identificação antes de qualquer ato notarial envolvendo imóvel.
Quais certidões do imóvel são obrigatórias?
Não existe uma lista única "obrigatória por lei" igual em todo o Brasil — cada cartório e cada banco (em caso de financiamento) pode pedir um documento a mais. O núcleo que praticamente todo cartório de registro de imóveis solicita é a matrícula atualizada (com prazo de emissão recente, geralmente até 30 dias, mas confirme no cartório da sua cidade), a certidão de ônus reais e a prova de quitação do IPTU.
A lista completa, um documento por vez
Organize assim ao mandar para o proprietário — cada linha diz o que é e onde se tira:
- RG e CPF do proprietário e do cônjuge (se casado) — documento pessoal, cópia simples.
- Certidão de casamento ou nascimento atualizada — Cartório de Registro Civil, para provar o estado civil na data da venda.
- Comprovante de endereço — conta de água, luz ou telefone recente.
- Matrícula atualizada do imóvel — Cartório de Registro de Imóveis da região onde o imóvel está registrado; confirme o prazo de validade aceito com o cartório que vai lavrar a escritura.
- Certidão de ônus reais — mesmo Cartório de Registro de Imóveis; mostra se há hipoteca, penhora ou outro gravame sobre o bem.
- Certidão de regularidade fiscal (CND) da Receita Federal — emitida gratuita e imediatamente pelo portal gov.br; vale 180 dias a partir da emissão.
- Comprovante de quitação do IPTU (ou negativa de débitos municipais) — site ou posto de atendimento da prefeitura da cidade do imóvel.
- Declaração de quitação de débitos condominiais — pedida direto à administradora ou síndico, só para apartamento e imóvel em condomínio.
- Comprovante de pagamento do ITBI — exigido para lavrar a escritura quando o imposto incide sobre o ato, conforme o Decreto 93.240/86 que regulamenta a Lei 7.433/85; se emite na prefeitura, geralmente depois que a venda já está encaminhada.
- Habite-se (para imóvel construído há menos tempo ou reformado com ampliação) — Secretaria de Obras da prefeitura; nem todo cartório exige, mas facilita se pedirem.
Por que pedir a certidão de regularidade fiscal da Receita Federal?
Porque ela é a prova oficial de que o vendedor não tem débito tributário federal nem está na Dívida Ativa da União — muitos cartórios e a maioria dos bancos financiadores pedem essa certidão antes de liberar o ato. A emissão é gratuita e instantânea pelo gov.br, e o documento vale 180 dias — se a negociação se arrastar, é só emitir de novo.
A escritura sempre precisa descrever o imóvel em detalhe?
Não. A Lei 7.433/85, que trata dos requisitos para lavratura de escritura pública, dispensa a descrição pormenorizada de imóvel urbano quando ela já consta da certidão do Cartório de Registro de Imóveis — mais um motivo para a matrícula atualizada estar entre os primeiros documentos pedidos, não os últimos.
Fora isso, a lei também determina que só sejam exigidos os documentos "expressamente determinados" nela e nas normas que a regulamentam — na prática, o comprovante de identificação das partes e o comprovante de pagamento do imposto de transmissão, quando incidente. Documento extra que o cartório pedir costuma ser exigência local, não nacional; confirme sempre com o cartório específico.
Como transformar esse checklist em carrossel no Instagram?
Uma lista numerada como essa vira post educativo rápido: um slide por item, com o nome do documento e onde tirar. Não fala do imóvel específico, então serve para captar proprietário novo — quem está pensando em vender e nem sabe por onde começar chega até você pela busca ou pelo compartilhamento.
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Este conteúdo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico ou tributário. Antes de orientar seu cliente, confirme o caso concreto com um contador ou advogado.
Fontes
- Planalto — Lei 7.433/85 — texto oficial que dispensa a descrição pormenorizada do imóvel urbano na escritura quando já consta da certidão do Registro de Imóveis, e limita a exigência de documentos aos previstos em lei.
- Receita Federal (gov.br) — Certidão de Regularidade Fiscal — confirma a emissão gratuita, imediata e a validade de 180 dias da certidão.
Perguntas frequentes
Quem paga pelas certidões: o vendedor ou o comprador?
Na prática do mercado, o vendedor arca com as certidões que provam que o imóvel está livre de pendência (dele e do imóvel), e o comprador costuma arcar com o ITBI e as taxas do cartório na hora de registrar a escritura. Isso é praxe, não regra fixa — confirme a divisão no contrato antes de assinar.
Precisa de certidão negativa de débitos trabalhistas para vender imóvel pessoa física?
Para pessoa física vendendo imóvel residencial, normalmente não. Essa certidão entra quando o vendedor é pessoa jurídica ou quando o comprador (geralmente banco, em financiamento) exige reforço de segurança. Pergunte ao cartório da sua cidade o que ele pede caso a caso.
A certidão de regularidade fiscal da Receita Federal tem prazo de validade?
Sim — 180 dias a partir da emissão, segundo o próprio serviço no gov.br. Se a venda demorar mais que isso, é preciso emitir de novo (o serviço é gratuito e instantâneo pela internet).
A escritura sempre precisa descrever o imóvel em detalhe?
Não necessariamente. Pela Lei 7.433/85, a descrição pormenorizada do imóvel urbano pode ser dispensada na escritura se ela já constar da certidão do Cartório de Registro de Imóveis — outro motivo para pedir a matrícula atualizada logo no início.
Dá para começar a divulgar o imóvel antes de reunir todos os documentos?
Dá, e é comum fazer isso — fotos e legenda não dependem de certidão pronta. Mas comece a pedir a documentação em paralelo: o gargalo raramente é achar comprador, é a papelada atrasar a assinatura depois que o interesse já esfriou.
O que fazer se o proprietário não sabe onde estão os documentos?
Mande a lista já separada por onde tirar cada item (cartório, gov.br, prefeitura, condomínio) — a maioria das certidões hoje é emitida online. Isso tira o peso de cima do corretor e dá ao proprietário um roteiro que ele consegue seguir sozinho.